Gerenciar as Oportunidades.
Oportunidades sempre impulsionam os negócios e um empreendedor sempre deve buscar novas oportunidades. Elas podem vir através de melhorias, aprimoramento de atividades ou até mesmo novos negócios. Pessoalmente considero que as oportunidades agregam mais valor aos negócios e deveriam ser consideradas com o mesmo valor que é dado com a gestão dos riscos. Vale lembrar que a revisão ISO 9001:2015 regulamenta que uma organização devem ter "Ações para abordar riscos e OPORTUNIDADES.
Tenho percebido que os gestores tem apenas se concentrado em abordar os riscos, e a energia da transição tem se concentrado apenas nisso e com pouco o quase nenhuma ação nas OPORTUNIDADES.
Passos para gestão de Oportunidades.
1- Como parte do seu sistema de gestão uma organização deve buscar novas oportunidades que podem melhorar sua viabilidade financeira, e posição no mercado por exemplo:
- Conquistar novos contratos
- Acesso a novos mercados
- Melhorar os processo existentes
- Identificar outras empresas que podem ser supridas com os produtos e serviços da organização
- Redução inteligente dos custos ( Isso não significa cortar o "cafezinho")
2- Gerir as oportunidades inicia-se durante o processo de contextualizar a organização. Quando se compreende perfeitamente o contexto da empresa é possível identificar as oportunidades que ela pode aproveitar.
3- A alta direção deve liderar a gestão de oportunidades, como parte de sua análise critica regular do sistema de gestão, através de uma abordagem de alto nível de gerencialmente do negócio. Fatores como:
- Novos negócios em potencial
- Expansão dos negócios atuais
- Aumento da capacidade da organização em atender os requisitos das partes interessadas.
- Melhorar a reputação da organização frente as partes interessadas.
3- Disciplina no modelo de gestão. Infelizmente alguns gestores tocam seus negócios como um dia após o outro e se contentam e apenas "apagar" os incêndios que vão ocorrendo no dia-a-dia. Aplicar ferramentas de gestão dos negócios exige esforço e dedicação. O anexo SL, Estrutura de Alto Nível da ISO 9001:2015 fornece ao gestor e empreendedor um modelo de gestão bem "Adulto" para o seu negócio.
4- Gerir as oportunidades e não apenas os riscos irá projetar a empresa em cenário cada vez mais desafiador para os negócios. Não é possível mais administrar os negócios da mesma forma que sempre foi feito, com as famosas frases, "Sempre Fizemos Assim". Uma maneira de começar a gerenciar as oportunidade é registra-las. São diversas as ferramentas que ajudam o gestor nessa tarefa. Entre em contato comigo que lhe enviarei gratuitamente uma planilha de registro e gestão de oportunidades.
Princípios básicos para uma gestão de Riscos.
Muito cuidado ao iniciar o seu processo de implementação de uma gestão de riscos. Uma rápida pesquisa na internet irá leva-lo a um universo de ferramentas e modelos que são muito bons, porém podem conduzi-lo a realizar trabalho em demasia ou até mesmo não suficiente. Entender a organização e seu contexto é o primeiro passo para uma gestão de riscos eficiente, pois a partir desse principio poderá elaborar um plano de gestão de riscos adequado a sua empresa. Um outro ponto importante é compreender os seus processos, suas entradas e saídas. Ao debruçar-se sobre eles e estuda-los atentamente irá identificar os riscos associados. Abaixo segue um modelo básico para implementar uma gestão de riscos adequada em sua organização.
Um Plano Estratégico na visão da ISO 9001:2015
Diz o ditado que nenhum vento a favor serve se não souber para onde quer ir. Esse ditado serve muito bem para empresas que por vezes podem estar em cenários muito favoráveis e "surfando" nesse cenário, sem no entanto aproveitar bem a onda. Por que isso acontece? poque não sabem onde querem chegar ou direcionar seus objetivos, ou sequer possuem esses objetivos. Quando direcionados para atenderem as partes interessadas de um negócio a definição de objetivos claros com um plano de como alcança-los irão se traduzir em um plano estratégicos para a empresa. Existem muitas ferramentas de gestão que podem ser utilizadas tais como o BSC "Balance Score Card" Análise SWOT dentre outras, porém sem uma visão estratégica no negócio e um direcionamento estratégico o vento pode até estar a favor mas não levará a empresa a lugar algum e quando não haver vento a ausência de um plano estratégico será ainda mais sentida.
Manter e Reter a Informação Documentada.
De clientes para "Partes Interessadas"
Desde de sempre a abordagem de uma sistema de gestão tem sido a satisfação de clientes. É claro e lógico que isso deve continuamente ser a grande missão de uma organização, porém a ISO 9001:2015 traz uma nova abordagem para essa conceito com a adoção de que a organização deve entender as necessidades e expectativas das partes interessadas.
Partes interessadas são aqueles que potencialmente pode influenciar ou impactar a empresa ou organização em produzir produtos e serviços que atendam a requisitos. Definir partes interessadas e entender seus requisitos deve ser implementado não apenas para ajustar os processos da empresa paro o requerido pela norma, mas como uma adoção estratégica da empresa.
A ISO 9001:2015 regulamenta que o gestor deve definir as partes interessadas porque a empresa precisa saber quem realmente importa para ela e no contexto dela. São essas partes que a organização vai ouvir, que organização vai entender, e vai tomar decisões para satisfazer suas necessidades.
Gerenciando os processos na ISO 9001:2015
Um dos fatores com com profundas mudanças na ISO 9001:2015 é a abordagem na gestão dos processos da organização. A ISO 9001:2008 já abordava esse tema na sessão 4.1 (b) e na sessão 8.2.3 Monitoramento dos Processos. Na ISO 9001:2015 esse tema é abordado na sessão 4.4 Sistema de Gestão da Qualidade e seus processos e na Sessão 7.1.4 Ambiente para a Operação dos Processos. Seguem tópicos chaves dessa abordagem aprimorada da ISO 9001:2015.
Sessão 4.4 Sistema de Gestão da Qualidade e seus processos.
- Determinar Entradas e Saídas
- Sequencia e Interação dos Processos
- Critérios e métodos para os processos operarem, bem como os sistema de monitoramento com indicadores.
- Recursos para os processos operarem
- Responsabilidades
- Riscos e Oportunidades do Processo.
- Controle de Mudanças quando requerido
- Melhorias
- Retenção da Informação documentada.
Diversas ferramentas podem auxiliar os gestores para realizares a transição de seus sistema de gestão para essa visão aprimorada da ISO 9001:2015, uma delas é o diagrama tartaruga que compartilhamos abaixo.
Clique aqui para acessar o modelo do diagrama tartaruga.
Vale lembrar que o ambiente para a operação desses processos devem ser gerenciados e a ISO 9001:2015 aprimorou esse visão com a sessão 7.1.4 Ambiente para a operação dos processos. O gestor deverá aplicar esses dois conceitos ao fazer a sua transição. A Meta Consultoria em Gestão e Treinamento poderá auxilia-lo em sua transição, com as ferramentas certas e orientação adequado sua transição pode ser segura com com sucesso.
Ferramentas para Gerenciar Riscos e Oportunidades.
Assumir riscos e administrar oportunidades é um grande desafio para o gestor da qualidade e gestores dos processos. O conceito é relativamente simples, porém na grande maioria das vezes os riscos são apenas assumidos, e nada é feito para administra-los. Muitas vezes os riscos são assumidos até mesmo de forma irresponsável. O que agrava ainda mais é que as oportunidades são esquecidas e concentra-se apenas no risco. Existem muitas ferramentas que podem auxiliar na gestão dos riscos e oportunidades, porém elas serão apenas ferramentas se não forem utilizadas de forma correta e com treinamento adequado. Não se pode culpar uma boa ferramenta se o usuário não possui destreza e conhecimento adequado utiliza-la. Uma vez entendido com qualificação adequada o que é gerenciar riscos e oportunidades conforme requerido pela ISO 9001:2015 uma boa ferramenta será de grande ajuda.
Clique aqui e acesse um modelo para gerenciamento de riscos e oportunidades.
Aplicando o requisito 9.2 Auditoria Interna
Como visualizar o Ciclo PDCA na ISO 9001:2015
Outro requisito com significativa melhoria no contexto é o que trata do processo de aquisição. A nova versão ISO 9001:2015 torna mais clara a questão dos processos adquiridos externamente, com um texto bem mais abrangente. Muito embora o objetivo regulatório continua ser o mesmo:
- Selecionar o provedor externo
- Aplicar Controle adequados
- Informar corretamente ao provedor externo as especificações de aquisição
- Monitorar o desempenho do provedor externo
- Verificar dos produtos e serviços adquiridos pelo provedor externo.
Uma significativo mudança ocorreu no vocabulário; Fornecedor - Provedor Externo.
Um dos requisitos com significativa mudança e o 5.4.1 Objetivos da qualidade. Na ISO 9001:2015 os objetivos da qualidade estão regulamentados na seção 6.2 Objetivos da Qualidade e Planejamento para alcança-los. Essa é grande diferença em relação a versão anterior, pois um plano de como atingir os objetivos da qualidade deve ser estabelecido. O infográfico abaixo demostra como isso deve ser realizado.
O requisito 7.2 Competência ISO 9001:2015 passou por poucas mudanças em relação ou requisito 6.2.2 da versão ISO 9001:2008, destaca-se não ser mais necessário a determinação de habilidades. Competência é formada por: Educação, Treinamento e ou Experiência. Determinadas por uma ou mais dessas três esferas.
Muito tem-se questionado e indagado sobre as razões de a ISO 9001:2015 não haver uma seção especifica para Ações Preventivas. Vale lembrar que toda a ISO 9001:2015 possui uma abordagem preventiva. A seção 6.1 define os requisitos para tratar riscos e oportunidades, porém esse termo é abordado em diversas outras seções da norma como seções interligadas, que merecem toda atenção dos gestores.
Uma das questões mais desafiadoras da ISO 9001: 2015 é a transição para um sistema de gestão sem a figura do RD. A sessão 5.3 da ISO 9001:2015 fornece as informações que devem ser implementadas pela organização.
A sessão 4.1 da ISO 9001:2015 diz que a organização deve ter uma compreensão muito clara e intima sobre si mesma. Esse é o significado de "Entender a organização e seu Contexto". Para tanto é necessário compreender as influências de cenários internos e externos da organização, com as quais ela pode ou não ter controle, e é o primeiro passo para se identificar riscos e oportunidades. Uma das forma de ter essa compreensão é realizar a análise SWOT (FOFA), que servirá de pano de fundo para preparação do plano estratégico da organização.
Uma preparação adequada, polpa muito tempo na execução de uma tarefa. Abaixo encontram-se 7 dicas importantes para uma preparação para uma transição segura para a ISO 900:2015.
As mudanças ocorridas da sessão 7.3 Projeto e Desenvolvimento não tiveram grandes alterações em suas premissas, mas o contexto está relativamente mais bem alinhado e exigente. Um conhecimento prévio de Gestão de Projetos é muito bem vindo ao se aplicar a sessão 8.3 Projeto e Desenvolvimento da ISO 9001:2015. Essa sessão estabelece o que uma organização deve fazer para ter exito em um projeto em um período de tempo pré determinado. Esse capitulo da ISO 9001:2015 deve ser utilizado para ocasiões de desenvolvimento de um novo produto ou serviço, e inclui mudanças e melhoria realizadas em produtos já existentes.
1- Nível de qualificação do profissionais.
Todo e qualquer procedimento ou instrução de trabalho a ser feita deve levar em consideração a qualificação dos profissionais que irão executar a atividade. Existem situações em que frases curtas e claras já resolvem e outras é que uma sequencia fotográfica lógica da execução da atividade será requerida. A situações em que um procedimento escrito sequer é necessário, exemplo: Procedimento de ressuscitação para paramédicos.
2- Nível de Complexidade da Tarefa.
Tarefas complexas requerem muito detalhe em sua execução. Para que isso seja abordado de forma correta o gestor deve entender o impacto que o erro na execução poderá proporcionar ao produto, clientes e custos de repetição da atividade.
3- Envolver o usuário na preparação.
Um erro muito comum cometido por profissionais QMS é definir um procedimento sem a participação do usuário do procedimento. O usuário muitos vezes conhecem detalhes que desconhecemos, que podem ser determinantes na tarefa a ser executada. A participação dos usuários os coloca em posição de comprometimento e os motiva a usar aquilo que participaram da criação.
4- Escolha o tipo de mídia adequado.
Geralmente a documentação de um sistema de gestão a qualidade pode estar em qualquer tipo de mídia. Documentos impressos, eletrônicos, vídeo, áudio. Facilite o acesso e o controle de mudanças.
Apresentamos aqui um guia inicial para ajuda-lo em sua transição para ISO 9001-2015. O tempo para a transição encontra-se bem demonstrado pelos organismos oficiais, e sua certificadora poderá lhe fornecer mais considerações oficiais sobre o assunto. A figura abaixo apresenta de forma simplificada o processo de transição.
GUIA DE AÇÕES PARA REALIZAR A TRANSIÇÃO.
1- Use a gestão de Projetos como ferramenta para planejar a direcionar as ações para transição.
2- Nada de confusão e nervosismo. Se o processo for planejado e as ações iniciadas desde de bem cedo, não haverá razões para confusão e nervosismo. Não deixe para última hora, pois a revisão da norma foi profunda e o nível de ajustes é acentuado. Esse é um bom momento para ajustar as competências profissionais de sua equipe e empresa. Confie e busque sempre orientações em organismos oficiais tais como:
- Organismo Certificador,
- Site oficial da ISO 9001. www.iso.org
- Seu consultor de confiança
3- Observer a validade de seu certificado ISO 9001-2008 e aconselhe-se com seu organismo certificador qual a melhor estratégia para transição.
4- Esteja atento em como a transição para ISO 9001-2015 irá afetar seus negócios e clientes
5- Adquira uma versão oficial e autorizada da ISO 9001-2015 e se necessitar busque ajuda qualificada para auxilia-lo no processo de transição.
6- Em sua análise critica pela direção requisito 5.6.2 ISO 9001-2008 indique na entrada para análise critica "Mudanças Planejadas" que ações estão sendo encaminhadas para o processo de transição.
7- Avalie o enfoque na gestão por processos. Esse conceito está consideravelmente reforçado com a nova versão da ISO 9001-2015. O escopo do seu sistema de gestão abrangem de forma adequada todos os processo de sua organização? Tem sido contratado algum processo externo?
8- Familiarize-se com ferramentas de análise e gestão de riscos. Há um forte enfoque desse conceito na versão 2015 da ISO 9001
9- Procure reforçar os conceitos de ação corretiva e preventiva. Apesar de não existir um requisito especifico na nova versão da norma, essa conceito será extremamente útil na aplicação do conceito de gerenciamento do risco.
10- Ao adquirir a versão oficial da ISO 9001-2015 esteja atento ao anexo A "Estrutura e Terminologia" que relaciona as diferenças de termos entre a ISO 9001-2008 e ISO 9001-2015
11-Ao contratar serviços de consultoria procure certificar-se da competência do profissional contratado. A ISO 10019 Diretrizes para Seleção de consultores de Sistema de Gestão da Qualidade, fornece um guia prático e seguro que irá auxilia-lo na busco de um bom profissional para ajudar sua empresa no processo de transição.
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